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Betriebskostenabrechnung: Was du als Vermieter wissen musst

Bei Betriebskosten handelt es sich um regelmäßige Kosten, die durch den Betrieb eines Hauses zustande kommen. Da diese Kosten zum Teil auf Mieter umgewälzt werden können, zeigen wir dir, worauf du bei einer Betriebskostenabrechnung achten musst.

Das Wichtigste in Kürze

  • Welche Punkte von den Betriebskosten abgedeckt werden, ist davon abhängig, ob der Mietvertrag vom MRG erfasst wird.

  • Mieter haben das Recht, die Betriebskostenabrechnung einzusehen und gegebenenfalls Einwände zu erheben.

  • Reparaturarbeiten im Sinne der Instandhaltung werden nicht von den Betriebskosten erfasst.

Darauf solltest du bei der Betriebskostenabrechnung als Vermieter achten

Als Vermieter zählt es unter anderem zu deinen Pflichten, eine vorschriftsmäßige Betriebskostenabrechnung für den Mieter zu erstellen, woraus sich dann entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung herausstellt. Folglich zeigen wir dir alle relevanten Punkte, über die du diesbezüglich Bescheid wissen solltest.

Wie ist die Betriebskostenabrechnung gesetzlich geregelt?

Nach welchen Vorschriften die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung erfolgen muss, ist in folgenden Gesetzen festgelegt: Mietrechtsgesetz (MRG), Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG), Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG). Im MRG und WGG ist außerdem geregelt, welche Hausbetriebskosten im Einzelfall abgerechnet werden können.

Achtung: Bei Mietverträgen, die unter das ABGB fallen, muss die Betriebskostenabrechnung vertraglich festgehalten werden. Sonst findet das § 1099 ABGB Anwendung, wonach die Verantwortung gänzlich beim Vermieter liegt.

Was muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?

Im Regelfall sollte der Aufbau folgendermaßen gegliedert sein:

  • Name und Anschrift des Mieters

  • Erwähnung der Abrechnungseinheit sowie des Abrechnungszeitraums

  • Aufteilungsschlüssel sowie dazugehörige Erklärung

  • Gegebenenfalls Erklärungen zu abweichender Aufteilung (z. B. Liftkosten)

  • Detaillierte Kostenaufstellung aller fälligen Betriebskosten

  • Summe aller angefallenen Betriebskosten und Anteil der jeweiligen Wohneinheit

  • Berechnung von Guthaben oder Nachzahlungsbetrag anhand der Vorauszahlungen

Welche Betriebskosten werden verrechnet?

Die konkreten Bestimmungen, welche Betriebskosten genau verrechnet werden dürfen, finden sich im MRG bzw. WGG sowie in den individuell vereinbarten Mietverträgen:

  • Wasser und Überprüfung der Wasserleitungen
  • Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen
  • Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Entrümpelung und Schädlingsbekämpfung
  • Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
  • Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
  • Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden (nur bei Zustimmung der Mieter)
  • Hausreinigung und Schneeräumung
  • öffentliche Abgaben
  • Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen

Was nicht verrechnet werden kann, sind anderweitige Ausgaben wie Mietzinsausfälle oder Instandhaltungskosten.

Welche Fristen gibt es zu beachten?

Für dich als Vermieter gilt die Pflicht, die Betriebskostenabrechnung bis zum 30. Juni des vorangegangenen Kalenderjahres vorzulegen. Eben diese Betriebskostenabrechnung sollte für jeden Mieter im jeweiligen Haus zur Einsicht aufliegen. Die Bilanz, die nach dem WG und HeizKG berechnet wurde, sollte den Mietern persönlich zugestellt werden.

Der Abrechnungszeitraum für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung kann sich vom eigentlichen Kalenderjahr unterscheiden. Deswegen ist für diese Abrechnung eine eigene Frist von sechs Monaten angedacht, die ab Ende der Abrechnungsperiode eingehalten werden muss.

Wie wird die Betriebskostenabrechnung erstellt?

Für die Betriebskostenabrechnung liegt eine ordnungsgemäße Erstellung vor, die für jeden Mieter nachvollziehbar angefertigt werden muss. Jegliche Einnahmen sowie Ausgaben sollten zur Gänze aufgelistet werden, damit es dem Mieter möglich ist, vereinzelt nachzuprüfen zu können. Außerdem ist stets ein Beleg zu den jeweiligen Punkten hinzuzufügen.

Als Hilfestellung bietet sich für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung am besten eine Software an. Mit dieser kannst du als Vermieter auch sonstige Abrechnungen und Belangen deiner Immobilien verwalten. In diesem Blogpost findest du eine Aufzählung einiger Programme, die sich zum Verwalten von Immobilien anbieten und die wir dir empfehlen können.

Welche Fehler sollten vermieden werden?

Auch bei der Betriebskostenabrechnung gibt es so manche Denkfehler, die dir als Vermieter unterkommen könnten:

  • Etwaige Reparaturarbeiten, die im Wohnobjekt nötig sind, können nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden. Kosten für die Instandhaltung müssen nicht vom Mieter übernommen werden.
  • Nur bei jenen Verträgen, die unter das MRG fallen, ist in diesem geregelt, was alles zu den tatsächlichen Betriebskosten gezählt wird. Bei anderen Mietverträgen muss dies individuell abgeklärt werden.
  • Nicht jeder Mieter besitzt Anspruch auf eine Betriebskostenabrechnung, da diese beispielsweise bei einer Pauschalmiete stets ausbleibt.

Mieter sind nicht dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung ohne Weiteres zu akzeptieren, falls sich Zweifel auftun und können diesen per Bezirksgericht nachgehen.

Was passiert bei Auszug oder Mieterwechsel?

Normalerweise muss immer jener Mieter nachzahlen bzw. ist zur Erstattung des Guthabens berechtigt, der zum Zeitpunkt der Abrechnung die Immobilie bewohnt. Wenn ein Mieter zum Beispiel im Februar einzieht und im März die Betriebskostenabrechnung fällig ist, muss er diese Beträge nachzahlen oder bekommt das Guthaben ausgezahlt. Hier ist es irrelevant, ob der Mieter in dem Zeitraum die Wohnung bewohnt hat oder nicht.

Von diesen Regelungen weichen jene aus dem HeizKG und dem AGBG ab. Nach diesen müssen Mieter nur dann für die Betriebskosten aufkommen, wenn diese während ihrer tatsächlichen Mietdauer fällig wurden. Bei der jährlichen Abrechnung der Betriebskosten ist vorgesehen, diese aufzuteilen, wenn ein Mieterwechsel der Fall war. Wenn die Wohnung leer steht, bist du in dieser Zeit als Vermieter für die Betriebskosten zuständig.

Fazit

Das neue Jahr bringt wieder einiges an wissenswerten Regelungen, die zum Teil sowohl Mieter als auch Vermieter betreffen. Aufgrund der vorherrschenden Pandemie hätten manche bereits letztes Jahr in Kraft treten sollen, wurden aber meistens zugunsten der Mieter auf 2022 verschoben.

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